Rozbudowane słownictwo oraz możliwość nauki

Język to wyjątkowo zniuansowany system budowania wypowiedzi, który wymaga od ludzi całych lat na opanowanie zadowalającej puli słów oraz stojących za nimi znaczeń. Elektroniczni asystenci, a zwłaszcza voiceboty, muszą dysponować możliwością zrozumienia kierowanych do nich zapytań oraz udzielenia precyzyjnych odpowiedzi, a także kontynuowania konwersacji na podstawie uzyskanych danych. Jest to możliwe tylko w sytuacji, gdy oprogramowanie dysponuje odpowiednim zasobem słów, których może użyć podczas konwersacji. Pula ta jest nierozerwalnie związana z profilem użytkowania chatbota, zakresem jego obowiązków oraz dostępem do danych wykorzystywanych do prowadzenia konwersacji. Asystenci mogą spełniać funkcję m.in. interaktywnej bazy danych na temat modyfikowanych lub dostępnych produktów i usług, udzielać odpowiedzi na tematy związane ze sprawami pracowników – dotyczących np. ilości wolnych dni urlopowych – lub brać udział w sprawdzaniu statusów realizowanych projektów. Stopień złożoności chatbotów oraz voicebotów sprawia, że stworzenie tego typu należy powierzyć profesjonalistom, którzy dopasują asystenta do potrzeb firmy – https://usekoda.com/pl/produkty-uslugi/chatbot/.

Styl komunikacji

Sposób, w jaki przekazywana jest treść, ma duże znaczenie podczas komunikacji na linii asystent-pracownik. W środowisku pracy wysoko ceniona jest precyzja wypowiedzi, sprawne korzystanie z zasobów firmy oraz szybkość uzyskiwania lub przekazywania informacji – wymagania te zresztą nie dotyczą jedynie chatbotów. Aby spersonalizować elektronicznego asystenta, konieczne jest określenie jego celów oraz formy, jaka zostanie użyta podczas komunikacji z pracownikami. Natarczywy tryb wypowiedzi bądź lekceważący ton głosu w przypadku voicebotów zniechęci użytkowników do korzystania z pomocy asystenta, co uczyni są inwestycję bezcelową. Jednocześnie trzeba zadbać o dopasowanie stylu wypowiedzi do realizowanych zadań. Chatbot służący np. zgłaszaniu zapotrzebowania na sprzęt lub materiały eksploatacyjne będzie potrzebował klarownego i dokładnego stylu wypowiedzi, który pozwoli łatwo określić rodzaj, powód oraz rozmiar zapotrzebowania. Z kolei asystencji nastawieni na swobodną konwersację z pracownikiem mogą formułować wypowiedzi w sposób, który naśladuje naturalną rozmowę pomiędzy ludźmi. Chociaż chatbot w środowisku pracy jest przede wszystkim narzędziem, nie oznacza to, że nie może posiadać własnej osobowości – wręcz przeciwnie, nawet powinien. Możliwość krótkiej rozmowy na tematy niezwiązane z zapytaniem znacznie ociepla wizerunek asystenta i zachęca do korzystania z jego pomocy, podobnie jak umiejętność stosowania oraz rozpoznawania znaków emoji do lepszego sygnalizowania nastroju konwersacji.