Usprawnianie procesów wewnętrznych przedsiębiorstwa z pomocą spersonalizowanego asystenta

Chociaż chatboty i voiceboty są zwykle kojarzone z kontaktami zewnętrznymi oraz komunikacją z klientami, na tym ich zastosowanie się nie kończy. Również procesy wewnątrz firmy mogą zostać usprawnione z użyciem spersonalizowanego asystenta, gotowego udzielić odpowiedzi na konkretne pytania. Co decyduje o skuteczności oprogramowania?

Rozbudowane słownictwo oraz możliwość nauki

Język to wyjątkowo zniuansowany system budowania wypowiedzi, który wymaga od ludzi całych lat na opanowanie zadowalającej puli słów oraz stojących za nimi znaczeń. Elektroniczni asystenci, a zwłaszcza voiceboty, muszą dysponować możliwością zrozumienia kierowanych do nich zapytań oraz udzielenia precyzyjnych odpowiedzi, a także kontynuowania konwersacji na podstawie uzyskanych danych. Jest to możliwe tylko w sytuacji, gdy oprogramowanie dysponuje odpowiednim zasobem słów, których może użyć podczas konwersacji. Pula ta jest nierozerwalnie związana z profilem użytkowania chatbota, zakresem jego obowiązków oraz dostępem do danych wykorzystywanych do prowadzenia konwersacji. Asystenci mogą spełniać funkcję m.in. interaktywnej bazy danych na temat modyfikowanych lub dostępnych produktów i usług, udzielać odpowiedzi na tematy związane ze sprawami pracowników – dotyczących np. ilości wolnych dni urlopowych – lub brać udział w sprawdzaniu statusów realizowanych projektów. Stopień złożoności chatbotów oraz voicebotów sprawia, że stworzenie tego typu należy powierzyć profesjonalistom, którzy dopasują asystenta do potrzeb firmy – https://usekoda.com/pl/produkty-uslugi/chatbot/.

Styl komunikacji

Sposób, w jaki przekazywana jest treść, ma duże znaczenie podczas komunikacji na linii asystent-pracownik. W środowisku pracy wysoko ceniona jest precyzja wypowiedzi, sprawne korzystanie z zasobów firmy oraz szybkość uzyskiwania lub przekazywania informacji – wymagania te zresztą nie dotyczą jedynie chatbotów. Aby spersonalizować elektronicznego asystenta, konieczne jest określenie jego celów oraz formy, jaka zostanie użyta podczas komunikacji z pracownikami. Natarczywy tryb wypowiedzi bądź lekceważący ton głosu w przypadku voicebotów zniechęci użytkowników do korzystania z pomocy asystenta, co uczyni są inwestycję bezcelową. Jednocześnie trzeba zadbać o dopasowanie stylu wypowiedzi do realizowanych zadań. Chatbot służący np. zgłaszaniu zapotrzebowania na sprzęt lub materiały eksploatacyjne będzie potrzebował klarownego i dokładnego stylu wypowiedzi, który pozwoli łatwo określić rodzaj, powód oraz rozmiar zapotrzebowania. Z kolei asystencji nastawieni na swobodną konwersację z pracownikiem mogą formułować wypowiedzi w sposób, który naśladuje naturalną rozmowę pomiędzy ludźmi. Chociaż chatbot w środowisku pracy jest przede wszystkim narzędziem, nie oznacza to, że nie może posiadać własnej osobowości – wręcz przeciwnie, nawet powinien. Możliwość krótkiej rozmowy na tematy niezwiązane z zapytaniem znacznie ociepla wizerunek asystenta i zachęca do korzystania z jego pomocy, podobnie jak umiejętność stosowania oraz rozpoznawania znaków emoji do lepszego sygnalizowania nastroju konwersacji.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

cztery × 3 =